近年来，由于全球经济持续低迷及政策要素的影响，因而对会议产业造成了一定冲击。袁再青表示：“去年以来，中央开始倡导节俭、务实的新会风，包括会议的接待标准、餐饮标准都有了限制。主要受影响的是政府会议，因为政府会议在财政资金支持上比较多。而企业会议、学术会议、跨国公司会议实际受到的影响比较小。”
对此，刘海莹也深有体会，“政府会议数量减少的同时，很多会议主办方也在控制会议成本，以致与会议相关的餐饮、酒店甚至背板制作、绿植鲜花出租等领域都受到了一定程度的影响，整个会议产业市场面临着挑战。”
而作为大型会议中心的总经理，刘海莹也在审视会议产业未来的发展，他表示：“商业环境的净化让我们摒弃过去会议组织华而不实的部分，将会议质量放在首位。随着主办方对会议重视程度的增加，处于会议产业链中下游的服务商也将更加重视创新，打造高质、高效的会议，品牌会议项目将脱颖而出。”
过去，特别是政府会议这一块主要靠财政支持，有的地方甚至为了办会而办会，就是为了拿到会议经费。但效益和效果并不好，很多都是花钱赚吆喝。袁再青认为：“我们不能否认财政支持和政府会议对于整个会议产业的推动作用，而且也需要政府在宏观环境上给予支持和改善，包括各种政策和法制环境等。但是长远来看，会议产业还是要走市场化、专业化、国际化和品牌化道路，不能单纯靠政府财政支持。”
而专业化已经被公认为会议产业的重点发展方向，特别是承办国际会议，更要体现专业性。刘海莹向记者讲述了一个北京申办国际会议失败的案例，2010年的世界计算机大会，当时有北京、悉尼、开普敦、新德里、马德里等5个城市申办，北京最后以3票之差败给悉尼。
总结失败的原因，刘海莹说道：一是政府的支持程度不够。悉尼市长在办会函上亲笔签名，给予了强有力的支持；而中国方面只有电子学会副秘书长、国家会议中心销售总监参加申办会。二是资金支持力度不够。悉尼在申办陈述报告中承诺向国际信息处理联合会提供10万美元赞助费，以解决大会组委会资金缺口；而北京没有这方面的资金预算。三是在国际组织中的任职比例少。在国际信息处理联合会理事会的11个小组中，只有一个中国人，而其中5个小组的组长是澳大利亚人。四是整体宣传效益不够。悉尼在申办过程中倾力打造城市整体品牌，更倾向于宣传国家的综合实力、人文环境和旅游特色；而北京申办团只有国家会议中心的宣传资料。五是缺乏对国际会议申办周期的认真研究，没有把握住客观规律。第十六届世界计算机大会2000年曾在中国北京举办，2006年世界计算机大会又在处于欧亚大陆之间的土耳其举行。同时，20年来世界计算机大会又从未到过澳洲，所以选择悉尼是顺理成章的。承办会议除了组织过程要体现专业性外，在主题的选择上更要有思想性。陈伟雄所在的酒店几乎每天都在接待各种各样的会议，他虽然只是一个场地提供者，但很多会议议题他也会参与，不但从中了解到很多信息，也从他的角度观察到一些会议成功与否的关键因素。“成功的会议一定要有权威性，邀请来的嘉宾也会成为论坛的一大卖点。主题也很重要，而且要紧跟政府提倡的政策、经济趋势等。一个有影响力的会议可以拉到很多赞助商，比如一些经济论坛，还有医药论坛也会有很多医药公司来赞助。”
从这些成功和失败的案例中我们看到，一次成功的会议，是专业性、权威性、思想性的共同体现。袁再青告诉记者：“会议产业要发挥目的地城市政府，相关协会、学会及科研机构的力量，特别是申办国际会议，一定要发挥各方作用及政策方面的支持，这样国际组织才会考虑。”
袁再青进一步强调，尽管国内会议产业目前还没有专门的部门来负责，但很多城市已经成立了博览局，负责主办大型博览会。另外，一些城市的旅游局也在着手抓会议产业，北京在前几年就成立了高端会奖旅游联盟，目的就是组织会议城市加强沟通，共同促进会议产业的发展。
刘海莹：软性服务是会议产业核心竞争力
《新财经》：国内会议产业发展至今，还存在着哪些问题？
刘海莹：国内会议产业存在的问题主要体现在“软”方面。首先，品牌会议欠缺。现在各种会议、论坛如雨后春笋，但仔细观察，很多会议、论坛主题相近、议题雷同，缺乏特色，品牌会议屈指可数。其次，会议组织需要更加专业。在会议主题、议题的制订方面，随着人们对会议质量要求越来越高，不仅要求组织方了解会议运作，更要求组织方了解会议所处行业的专业知识。同时，一些会议虽然有很好的主题和议题，但会议流程、时间安排却不合理，降低了会议的美誉度。最后，会议服务需提高。以语言使用为例，随着北京国际化程度的提升，使用英语已经成为很多会议的基本服务要求，但遗憾的是，一些会议服务商尚不具备这样的能力。软性服务将成为会议业竞争的关键因素。
《新财经》：从整个会议产业的发展来看，哪些国家的会议产业已经做得非常成熟，有哪些经验值得我们借鉴？
刘海莹：从国际大会及会议协会(ICCA)公布的数字看，2012年，举办国际协会会议最多的前五名国家分别是美国、德国 、西班牙 、英国和法国 ，中国排名第十。举办会议前五位的城市排名是奥地利维也纳、法国巴黎、德国柏林、西班牙马德里和巴塞罗那。
新加坡作为亚洲排名第一的城市，全球排名第六。新加坡在发展会议方面的先进经验值得我们借鉴。新加坡是亚太地区知名的会展城市，政府为鼓励会展业，设立了会议展览局，负责会议的推广宣传。为了促进会议产业的发展，新加坡采取以展带会的方式，食品展、工业展和多种应用展等在新加坡举行，这些国际展会以高质量的论坛著称，为新加坡带来了新的会议商机。
同时，个性化也成为新加坡会议产业的一个标签。在新加坡办会的流程就像一个高效搜索引擎，客户只需输入细致完备的必选项目和明确要求，新加坡方面的会议主办者或者服务商就会给出几套个性化的会议定制流程。
而新加坡本身的地理位置和文化特色也为这个城市发展会议业带来了有利条件。在中西交融的新加坡，华人、马来人和西方人三分天下，不同的信仰和文化造就了新加坡的亚洲城市旗舰地位。
《新财经》：会议产业要健康有序的发展，还需要哪些政策、法规上的支持和规范？
刘海莹：对于政策法规、行业规范方面的诉求，业内呼声已久。2013年7月1日，由商务部制定的一系列会展行业标准正式实施，其中包括国家会议中心组织制定的《会议中心运营服务规范》，规范借鉴了国内外知名会议中心的先进运营经验和理念，也兼顾了一、二线城市会议场馆的运营实际情况，规定了会议中心应具备的基本资质、部门设置、功能设置、配套设施及对安全管理、工程管理、现场管理和服务管理等方面的要求。另外，国家会议中心牵头研制的《会议分类和术语》国家标准也即将出台。
更需要注意的是，会议产业要健康、持续发展，还需要专门的组织机构支持，设立会议局是当务之急。仔细观察，世界及亚太区领先的会展国家和地区如美国、德国、新加坡、澳大利亚都有国家级的会议推广机构，很多领先的会议城市都设有会议促进局等机构。2008年11月，香港旅游发展局也成立了会议及展览拓展部。
会议局或会议促进局(CVB)与旅游局不同，它专门负责会议目的地的宣传推介、市场营销和品牌建设，侧重于推介国家或城市的会展设施和条件，游说国际协会和会议主办机构，协调相关部门创造良好的会展环境；它还要联络行业媒体，协助申办大型国际会议、奖励旅游和其他活动，通过教育培训提升服务的专业水准。
